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    阳光学院教学档案管理办法
    时间:2018-04-23

    阳光 教 〔2018〕14

    第一条 为加强教学档案管理,充分发挥教学档案在教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用,提高教学档案的质量和科学管理水平,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案工作规范》、福建省档案局《归档文件整理细则》(DA/T22-2015),结合学校实际,特制定本办法。

    第二条 教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的各种载体的文字、图表、声像材料均属教学档案。

    第三条 教学档案工作实行统一领导,分级管理。教务处、教学质量管理处和各院系要明确分管档案工作的负责人,配备相应的档案管理人员,统一管理本部门的教学档案,并按学校规定做好本部门教学材料的收集、立卷工作,定期向校档案室移交。

    第四条 除定期向校档案室移交的教学材料之外,教务处、教学质量管理处各岗位和各院系要根据需要留档副本并在工作中随时收集和积累有保留价值的其他教学档案材料,并定期整理,科学、规范安全地保管好档案,以备不时之需。

    第五条 教务处、教学质量管理处各岗位和各院系管理档案人员在调离本单位或退休办理手续前,首先要做好档案交接工作,方可办理手续。

    第六条 教学档案的保存期限按其档案材料的保存价值分为永久保存和定期保存,其中定期保存分为定期30年、定期10年。文件保管期限的划分详见《阳光学院档案归档范围和保管期限表》,确定文件保管期限的一般原则为:

    (1)凡是在教学过程、教学改革、教学研究等方面,具有

    长远利用价值的教学档案,应永久保存。

    (2)凡是在一定时期内具有利用价值的教学档案,应定期

    保存。

    (3)凡是在现阶段内具有利用价值的教学档案,可作临时

    保存(35年)

    第七条 本科教学档案的整理及组卷

    (1)学校实行由教学文件材料形成部门立卷归档的原则,由各部门整理、立卷。

    (2)根据教学材料的形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷,原则上相同内容的材料组成一卷便于利用,同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷,一般每卷不超过200页,也可以根据文件材料的内在联系,对单位文件较少者,按不同内容分别组成小卷,用软皮装订,一般不超过40页。

    (3)卷内密不可分的文件材料按正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后;原件在前,复印件在后;转发文在前,被转发文在后;批复在前,请示在后的要求排列。

    (4)对破损的文件材料应进行修补,文中密不可分的插图、照片等应贴入文字材料内。

    (5)按照顺序编排页号,无论单面或双面只要有文字,均应按每一面编写一个页号,页号编在文件的正面的右下角和反面的左下角。

    (6)归档的教学材料必须字迹工整(打字或用黑色水笔书写),格式统一,签字盖章手续完备。

    第八条 本科教学档案的归档范围和保管期限

    教学档案主要包括教学改革与建设、学籍管理、教学运行、考试、实践教学、毕业设计(论文)、教学质量管理、招生等相关材料,对归档保存的具体情况如下表:

    阳光学院档案归档范围和保管期限表

    序号

    分类内容

    保管期限

    保存单位

    综合

    01

    上级教育行政主管部门下达的指令性及指导性文件

    永久

    校档案室

    02

    学校有关教学工作的请示和上级的批复、函件

    永久

    校档案室

    03

    学校制定和下发的有关教学与教学管理的各种文件材料,教务处有关教学工作文件

    永久

    校档案室

    04

    教学管理规章制度

    永久

    校档案室、教务处

    05

    学校教学指导委员会材料

    永久

    校档案室、教质处

    教学改革与建设

    01

    本科专业历史沿革及各年度

    专业一览表

    永久

    校档案室、教务处

    02

    新专业申报及审批文件等有关材料

    永久

    校档案室、招生办

    03

    上级对本校学科、专业设置的

    批复

    永久

    校档案室、教务处

    04

    本科教学工程材料

    30

    校档案室、教质处

    05

    教学竞赛、教学评优获奖材料

    30

    校档案室、教质处

    06

    学生公开发表论文、申请专利、各学科竞赛、获奖文件或证书

    复印件

    30

    校档案室、教务处、各院系

    学籍管理

    01

    学生学籍异动情况汇总

    30

    校档案室

    02

    学位委员会授予本科学位审批文件材料

    永久

    校档案室

    03

    毕业生毕业证登记册

    永久

    校档案室

    04

    毕业生学历电子注册等材料

    (电子文档)

    永久

    教务处

    05

    学生成绩登记卡

    永久

    校档案室

    06

    辅修专业学生成绩单、授予

    证书登记册

    永久

    校档案室、教务处

    07

    补办毕业证明书审批材料

    永久

    校档案室、教务处

    教学运行管理

    01

    培养方案

    永久

    校档案室、教务处

    02

    培养方案课程调整申请表

    10

    教务处、各院系

    03

    课程表

    10

    校档案室、教务处

    04

    校历

    永久

    校档案室、教务处

    考试管理

    01

    考试试卷

    4

    教务处

    02

    大学英语四、六级考试、计算机等级考试成绩

    10

    教务处

    03

    各门课程书面成绩

    4

    相关院系、部

    实践教学

    01

    实习材料(含认识实习、专业实习、毕业实习等)

    4

    各院系

    02

    校外实践教育基地协议书

    10

    校档案室、各院系

    03

    上级对实验室建设的通知、

    批复

    永久

    校档案室、设备处

    04

    实验室建设规划(方案)

    10

    设备处

    05

    实验项目汇总表

    4

    各院系

    06

    实验教学大纲、实验教材或

    实验指导书

    10

    各院系

    07

    实验室开放记录

    10

    各院系

    08

    实验室仪器设备清单

    10

    设备处、各院系

    毕业设计(论文)

    01

    毕业设计(论文)及相关材料-纸质版

    4

    各院系

    02

    毕业设计(论文)-电子版

    永久

    图书馆

    03

    优秀毕业设计(论文)选编

    10

    校档案室、教务处

    教学质量管理

    01

    上级对我校开展本科教学评估材料

    永久

    校档案室、教质处

    02

    学校各类教学评估材料

    30

    校档案室、教质处

    03

    学校本科教学质量年度报告

    永久

    校档案室、教质处

    04

    高校教学状态数据

    30

    校档案室、教质处

    05

    教学督导材料

    30

    校档案室、教质处

    06

    教学事故处理记录和相关材料

    10

    人事处、各院系

    07

    教师教学教学效果评价材料

    10

    校档案室、教务处

    招生

    01

    省厅下达招生计划文件,学校制定分省分专业招生计划

    永久

    校档案室

    02

    学校招生章程

    30

    校档案室

    03

    学校招生简章

    10

    校档案室、招生办

    04

    招生白皮书

    30

    校档案室、招生办

    05

    普通高等学校招生录取名册

    永久

    校档案室

    06

    新生花名册(报到)

    10

    校档案室、招生办

             

        第九条 本办法自颁布之日起执行,学校其他与本办法规定内容不相符的,按本办法执行。